Консалтинговая компания "Супремум"

ПОНИМАНИЕ – НАЧАЛО СОГЛАСИЯ.
Б. СПИНОЗА

Постоянный поиск новых решений и методов требует четкого понимания функционирования системы, которую представляет собой предприятие.

Путь к успешной работе компании состоит из многих составляющих, в числе которых можно назвать анализ всех аспектов деятельности предприятия с выявлением и устранением недостатков, создание системы качества в соответствии со стандартами ISO, внедрение информационных технологий и многое другое.

Применяемые на этом пути средства предъявляют свои требования к представлению и структурированию информации о работе компании. Несмотря на различие решаемых в каждом случае задач, их объединяет следующий тезис: чтобы улучшить систему, необходимо прежде всего понять, как она работает. Для понимания же, в свою очередь, необходимо качественное описание системы.

Эти предпосылки и приводят к все более широкому применению бизнес-моделирования – создания описаний деятельности предприятий путем построения моделей.

Целью бизнес-моделирования является создание достоверного, наглядного и легкого для понимания отображения деятельности предприятия, которое, в свою очередь, используется для дальнейшего анализа и совершенствования этой деятельности. Кроме того, представление деятельности предприятия в виде модели полезно, а иногда и необходимо, при решении ряда частных задач, как, например:

• реинжиниринг деятельности предприятия (как «мягкий», так и «жесткий»);
• построение оптимальной орг. штатной структуры, создание Положений о подразделениях, должностных инструкций;
• создание информационной системы управления, автоматизация деятельности (это относится как к разработке нового программного обеспечения, так и внедрению существующего);
• описание и классификация процессов в рамках системы качества, создаваемой в соответствии с требованиями стандартов ISO 9000;
• определение функций предприятия при применении метода ABC;
• любые другие задачи, требующие структурирования информации о работе предприятия.

Значительное количество проблем и недостатков в функционировании предприятий выявляется уже в самом процессе создания моделей. Как правило, на предприятии нет человека, абсолютно точно знающего все его процессы. Руководитель хорошо представляет себе работу предприятия в целом, в то время как конкретные рутинные работы выходят из его поля зрения. В свою очередь люди, знающие подробности выполнения тех или иных функций, не видят общей картины. При построении модели предприятия выявляются недостатки организации работ (избыточный документооборот, нерезультативные либо дублирующиеся работы, нерациональное использование информации), которые раньше не могли быть обнаружены из-за отсутствия целостной картины. Немаловажную роль здесь играет графическое представление информации, недаром говорят, что «одна картинка стоит тысячи слов». Кроме того, если возникают серьезные трудности при описании какого-либо аспекта деятельности предприятия, то это уже повод задуматься о его оптимальности.

При бизнес-моделировании используются принципы структурного анализа - метода исследования системы, который начинается с ее общего обзора и затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со все большим числом уровней. Наиболее важными из этих принципов являются:

• разбиение на «черные ящики» (принцип решения трудных проблем путем разбиения их на множество меньших независимых задач, легких для понимания и решения);
• принцип иерархического упорядочивания (в дополнение к тому, что легче понимать систему, если она разбита на части, декларирует, что устройство этих частей также существенно для понимания);
• применение графических нотаций (мы помним, что «одна картинка стоит тысячи слов»).

Для решения задач предприятий мы, как правило, создаем модели бизнес-процессов в стандарте IDEF0. При необходимости создаются также диаграммы потоков данных DFD. Кроме того, при внедрении программного обеспечения модели предприятия могут создаваться с помощью встроенных программных средств соответствующего продукта, становясь затем его составной частью.

Методология IDEF0 используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции. Это наиболее распространенная методология функционального моделирования, отличающаяся простотой и наглядностью представления информации.

В соответствии с методологией IDEF0 процесс представляется в виде функционального блока, который преобразует входы в выходы в управляемых условиях и при наличии необходимых ресурсов (механизмов).
Взаимосвязи и взаимодействия процессов в IDEF0 представляются дугами (стрелками), соединяющими выходы одних функциональных блоков с другими блоками.

Главным компонентом IDEF0-модели является диаграмма. IDEF0-модель объединяет и организует диаграммы в иерархические структуры, в которых диаграммы на верхних уровнях модели менее детализированы, чем диаграммы нижних уровней.

Методология IDEF0 позволяет получить полное, наглядное и достоверное описание работы предприятия с необходимой степенью детализации – так называемая модель «как есть». Это описание важно для понимания организации работы, а также ее анализа и выявления слабых мест. Кроме того, модель «как есть» сама по себе может быть в дальнейшем использована для решения других задач. При создании модели «как есть» следует избегать распространенной ошибки – «идеализированного» представления о выполнении работ, например, создания модели лишь на основании регламентирующих документов, должностных инструкций и т. д. Такая модель не отразит, как на самом деле выполняются некоторые работы и не поможет выявить все недостатки организации деятельности.

Создание модели «как есть» - необходимый шаг, после которого можно перейти к созданию модели «как будет». Она показывает, как предприятие будет работать в дальнейшем, после исправления найденных недостатков в работе и решения стоящих перед ним задач.

Перед началом моделирования важно четко определить цель (на какие вопросы мы хотим получить ответ с помощью модели), субъект/контекст (что мы рассматриваем в рамках модели, а что остается за ее пределами) и точку зрения (позиция, с которой рассматривается функционирование предприятия). Эти три основополагающие понятия позволят получить качественную модель, отвечающую пожеланиям руководства компании.

В результате бизнес-моделирования предприятие получает:

• достоверную модель работы предприятия «как есть», пригодную для дальнейшего использования. Например, на ее основе могут быть написаны должностные инструкции, она может быть предоставлена внешним консультантам либо использована самостоятельно для проведения различных работ - реинжиниринг, разработка либо внедрение программного обеспечения, финансово-стоимостной анализ и т.д;
• объективную информацию для руководства компании о тех аспектах деятельности, которые ранее ускользали от его внимания;
• определенные конструктивные выводы о возможных усовершенствованиях, сделанные как в самом процессе моделирования, так и в результате последующего анализа модели;
• четкую идентификацию бизнес-процессов предприятия, необходимую, например, для стандартизации по ISO 9000, для проведения функционально-стоимостного анализа и ряда других задач.

Следующим шагом при необходимости может стать построение модели «как будет» с учетом всех выявленных недостатков модели «как есть».

Кроме того, по окончании бизнес-моделирования в распоряжении предприятия остаются полученные теоретические и практические знания и методология, что позволит ему в дальнейшем самостоятельно проводить аналогичные работы.

Процесс моделирования предполагает активное участие в работах сотрудников предприятия. Люди, компетентные в определенных предметных областях, выполняют роль «экспертов», служащих основными (но не единственными) источниками информации, читающих и рецензирующих модели. Кроме того, должен быть создан Технический совет, являющийся высшим коллективным органом проекта бизнес-моделирования, задачами которого являются предложение арбитражных решений по моделированию, рекомендации по установлению статуса диаграмм или модели в целом, а также их окончательное утверждение.

На подготовительном этапе должны быть определены все основные участники проекта: руководитель, авторы (лица, непосредственно создающие модели), эксперты, Технический совет, библиотекарь (лицо, ответственное за хранение и распространение документации). Эксперты и члены Технического совета должны получить необходимые вводные знания о методологии IDEF0. После этого может быть начат процесс бизнес-моделирования.

Он начинается с выбора цели модели, точки зрения, с которой будет представлена модель, определения предполагаемого использования модели.
После этого производится начальный сбор информации и построение первых диаграмм.

Дальнейшая разработка IDEF0-модели представляет собой пошаговую, итеративную процедуру. На каждом шаге итерации автор предлагает вариант модели, который подвергают обсуждению, рецензированию и последующему редактированию, после чего цикл повторяется. Такая организация работы способствует оптимальному использованию знаний системного аналитика, владеющего методологией и техникой IDEF0, и знаний специалистов – экспертов в предметной области, к которой относится объект моделирования.

Завершение моделирования производится после того, как достигнута цель модели, то есть получены ответы на все вопросы, составляющие ее цель.

Таким образом, в процессе бизнес-моделирования мы получаем точные и сжатые модели, описывающие предприятие с выбранной точки зрения и объективно отвечающие на интересующие руководство вопросы.